Building Community :: administrating mailing-list for dummies

by epsi :: a silly writer

Daftar Isi:

# Awal milenium di Indonesia ditandai tumbuhnya komunitas-komunitas dunia maya. Membaca milis telah menjadi ritual baru. Setelah melihat lebih dari beberapa milis, ternyata terdapat lebih dari seratus milis yang aktif atau sepi namun bermutu yang berfungsi sebagai samudera pengetahuan. Sebagian bisa dilihat dalam lampiran daftar milis berbahasa Indonesia di bawah.

# Perkembangan berikutnya di tahun 2003 ini sungguh menarik. Setelah gebrakan :: VoIP merdeka :: pada bulan januari oleh Pak Onno dan situs e-learning :: ilmukomputer.com dari Romi Satria Wahono (RSW) :: dengan CD-gratisnya mulai bulan Maret lalu, bulan Ramadhan ini diramaikan dengan misi suci :: http://groups.or.id/ :: yaitu "Proyek Server Mailing-list Indonesia". Selain menghemat bandwith, kita tidak perlu khawatir lagi kalau-kalau terjadi terorisme pada yahoogroups seperti keharusan membayar tiba-tiba (lelucon). ;-)

# Okey, apapun isinya milis anda penting. Setelah membaca "Seruan Hijrah untuk Milis Indonesia" di detik.com mungkin anda ingin mendekorasi ulang milis yang dimiliki ataupun membuat baru. Setiap milis (Mailing List) memiliki karakteristik sendiri sesuai kebutuhan komunitasnya, ada yang funky nan ramai, ada juga formal bermutu yang penuh aturan. Bagaimanapun artikel ini akan membantu anda menemukan dekorasi tambahan untuk milis anda.

# Mulailah dari diri sendiri, pelajari dulu apa saja feature milis dan bagaimana meng-admin-nya. Moderator di groups.or.id dapat menelusuri groups.or.id/admin/ atau bertanya di moderator-news setelah terlebih dahulu membaca arsip. Bacalah FAQ administrasi! Read The Fine Manual.

# Bila anda menggunakan milis untuk mengembangkan massa dalam komunitas, yang penting untuk dibangun adalah ruhnya, misalkan ruh "masyarakat yang gemar menambah pengetahuan" (sumber: milis telematika). Buatlah rule of conduct untuk mengindari permasalahan di kemudian hari. Selain itu anggota akan merasa sangat terbantu bila content suatu milis memang me"rindu"kan untuk dibaca. Tentunya para audience (termasuk yang passive) berada di suatu milis karena menginginkan atau percaya sesuatu. Jangan khawatir, aturan main dan isi dapat saja diubah di kemudian hari. Walaupun anda sebagai owner/admin/moderator tidak berniat merepotkan pengguna milis dengan aturan, paling tidak anda memiliki konsep visi-dan-misi yang menghidupi di kepala anda. Anda dapat melihat contoh pengaturan milis profesional dengan mensubscribe milis migas-indonesia.

# Tidak semua anggota-milis mengerti cara kerja mailing list. Informasi ini sebenarnya sudah ada di website yang bersangkutan seperti yahoogroups atau groups.or.id, tetapi tidak semua orang menyempatkan diri untuk memperhatikannya. Karena itu berilah berkas informasi yang mencukupi mengenai tata cara dasar menggunakan mailing list maupun feature tambahan. Biasanya berkas semacam ini dikirimkan dalam pesan selamat-datang pada saat penerimaan anggota baru atau dikirimkan secara berkala kepada seluruh anggota.

# Nantinya anda akan dapat mengelola komunitas yang cukup besar. Tidak susah bukan, yang diperlukan hanyalah imajinasi dan sedikit kerajinan. Hasilnya dahsyat. Tidak perlu terlalu repot menjawab lagi karena pengguna milis sudah tahu sendiri.

Visi dan Misi

Visi sangat diperlukan dalam membuat komunitas yang serius.

Berikut pertanyaan yang di-catut-copy-paste dari milis telematika. Milis telematika sendiri tampaknya telah mengadopsi konsep "open community". Milis untuk ajang diskusi. Itu saja.

Sedikit terimbas ceramah Stephen R. Covey nih... Kalau disuruh memilih
dan mengikuti tujuh milis, sebaiknya memilih milis yang mana saja?

* Milis-milis mana yang memiliki visi, misi, dan tujuan yang jelas?
* Dari milis tersebut, apakah mengungkapkan secara jelas,
  Bagaimana cara mencapai visi, misi, dan tujuan tersebut?
* Bagaimana caranya kiat berpartisipasi secara positif dalam milis tersebut?
* Apakah milis tersebut memberdayakan para pesertanya?
* Apakah milis tersebut membudayakan kolaborasi secara digital?
* Apakah milis tersebut membangun tingkat kepercayaan?

Deskripsi Milis

Berilah deskripsi yang jelas. Lihat contoh berikut

Tata cara dasar administrasi melalui e-mail

++ Di mana meminta bantuan ?

Bila anda admin milis di groups.or.id, anda perlu memberitahu bahwa perintah melewati e-mail bisa didapatkan dengan mengirim ke mailto:m93-request@groups.or.id?subject=help dengan subject help. Selain itu informasi dapat dilihat di http://groups.or.id/mailman/options/[namamilis].

Semasa menggunakan di yahoogroups saya memberi html-singkat mengenai beberapa perintah untuk administrasi melalui e-mail. Beberapa contoh link di bawah ini menggunakan milis m93 yaitu milis almamater yang bersifat kekeluargaan berisi CANDA dan TAWA.

Catatan: anggota milis ingin kemudahan, jangan terlalu rumit dengan meminta mereka berfikir.

Pengarsipan

Bilamana perlu beritahukan juga feature yang terdapat pada layanan mailing list anda. Biasanya mailing list memiliki feature archiving. Yahoogroups mempunyai kelebihan lain yaitu Section Files. Aturlah directory pada section files dengan baik seperti halnya milis-milis ini: Migas_Indonesia, indoenergy, rsgisforum-net, fisika_indonesia, genetika

Contoh alternatif pengarsipan: Moderator milis migas-indonesia secara berkala mengirimkan rangkuman berita dan data-data lain yang berhubungan erat dengan migas.

Pembagian tugas

Terkadang karena sesuatu hal perlu dilakukan pembagian tugas. Pembagian tugas di milis dapat berbentuk:

Berikut contoh pembagian moderator di milis Migas Indonesia. 25 orang Moderator Bidang Keahlian Utama pada tahun 2002, sekarang sudah mencapai 34 orang yaitu: (1) Reservoir, (2) Pengeboran, (3) Pertambangan, (4) Pertambangan, (5) Proses, (6) Elektrikal, (7) Instrumentasi, (8) Mekanikal/Piping, (9) Pipeline, (10) Struktur/Sipil, (11) Material, (12) Korosi, (13) Geodesi, (14) Pengelasan, (15) Laboratorium, (16) Manajemen Proyek, (17) Supply Chain Management, (18) K3LH, (19) Standarisasi, (20) Telekomunikasi, (21) Teknologi Informasi, (22) Pemeliharaan, (23) Energi Alternatif, (24) Manajemen, (25) Hukum.

Jangan lupa untuk mengenalkan para moderator kepada pelanggan.

Untuk spesialisasi ilmu Supply Chain Management,
atau yang dikenal juga dengan Procurement (Pengadaan Barang),
yaitu --- dari ---. Beliau adalah ---.

Perjalanan karir Beliau --- adalah :

1. ---
2. ---
13. Sedang mempelajari ---.

Melihat segudang pengalaman yang telah dipunyai oleh
Moderator KBK Supply Chain Management ini, bagi anggota Milis Migas Indonesia
yang ingin mendiskusikan sesuatu hal yang berhubungan dengan procurement,
dipersilahkan dengan menggunakan kode [scm] pada subyek email.

Mengingat kesibukan kerja sehari-hari dari Ibu Anita Kentjanawati ini,
maka saya ikut membantu beliau dalam membuat rangkuman diskusi
diseputar KBK Supply Chain Management.

Sub Milis

Pembagian tugas dalam suatu komunitas dapat juga berbentuk anak milis dan web yang bersangkutan. Milis migas-indonesia terhubung dengan site tersendiri(http://www.migas-indonesia.com/), Rata-rata jumlah pengunjung dalam sehari adalah 1000 klik/hari.

The Community of Professionals in Oil & Gas Industry
- Migas_Indonesia
- Komunitas_Migas, KMI-Jatim, KMI-Jogja,
  KMI-Banten, KMIJabar, KMI-Batam, KMI-Asia, KMI_Eropa
- Instrument-Engineer
- http://www.Migas-Indonesia.com

Contoh rule of conduct

Aturan main sangat bergantung dengan jenis milis. Anda dapat melihat contoh yang bagus di "aturan.txt" yang dikirim kepada subscriber baru di milis Teknik-Kimia dan berkas pembuka di AhliKeuangan-Indonesia (format HTML). Anda dapat juga membaca berkas menarik yang saya temukan yaitu "membalas_email.txt" yang dikirim oleh id-freebsd Moderator . Berikut aturan main yang saya buat untuk milis yang bersifat kekeluargaan:

Mengingat milis ini terbuka, mohon dipertimbangkan:

Sekedar rujukan informasi etika ber-email/milis-ria atau pun untuk posting di BBS, informasi netiket dapat dilihat di

Tambahan:

Kode di subject header

Bila milis yang ditangani cukup aktif (lebih dari 100 mail per hari) maka membiasakan memberi kode di header akan sangat membantu dalam men-sorting e-mail. Perlu diingat tidak semua anggota tidak suka terlalu teliti. Jadi biasanya pengkodean tidak wajib. Pemberian kode sangat tergantung jenis komunitas, misalnya: (oot), (admin), (news), (job), (umum), (info), (mesin), (sipil), (ars), (kapal), (industri), (kimia), (elektro), (metal), (kegiatan), (acara), (seminar), (aktifis). Contoh:

Subject: (oot) undangan pernikahan
Subject: (adm) statistik anggota milis

Di milis migas-indonesia, kira-kira sepertiga posting yang masuk menggunakan kode pada subjectnya misal (adm), (mgt), (gov), (oot), (umum), (kmi), (job), (info), (news), (mech), (hse), (inst), (proc), (bor), (scm), (pipe), (las), (bor), (str), (std), (prod), (lab), (k3lh), (qms), (tele) dan lain-lain yang tidak ada peraturannya.

Perihal bouncing dan cara me-reset sendiri

Berikut informasi yang diberikan oleh sebuah milis (Saya lupa nama milisnya). Informasi ini sangat membantu dan saya pakai di milis saya.

Jika suatu waktu kamu tidak pernah lagi menerima message dari milis m93, ada kemungkinan email account kamu berstatus 'bouncing' (mental) di YahooGroups. Hal ini bisa disebabkan karena:

Untuk me-reset status 'bouncing' tersebut silahkan langsung login ke http://www.yahoogroups.com/myprefs menggunakan Yahoo ID yang kamu miliki. Selanjutnya akan dijumpai tampilan semacam ini:

Email addresses     Status                   Bounce history ...
anggota@myServ.net  Normal                   Bounce history ...
anggota@abcd.net.id Soft Bouncing (Unbounce) Bounce history ...

Nampak diatas ada email yg berstatus 'bouncing'. Kamu bisa me-reset-nya dgn mengklik tombol Unbounce. Kamu juga bisa melihat detail status bouncing di link Bounce history. Jika semua email yg tercantum berstatus Normal, kamu tidak perlu me-reset, dan seharusnya kamu sudah dapat menerima kembali message dari milis. Kalau kamu tidak memiliki akses internet namun ingin me-reset status email, kamu perlu bantuan administrator.

Harap diperhatikan untuk kepentingan teman-teman sekalian.

Sepatah Kata Awal

Pesan ini dikirim pada saat pelanggan menjadi anggota milis. Biasanya dalam satu file pendek seperti contoh di bawah atau dalam beberapa berkas panjang seperti di APICS-ID (14 File). Selain ucapan selamat datang dan hal-hal yang telah dibahas di atas, pesan pembuka umumnya dapat berisi FAQ, etika milis dan kuesioner.

Subject: Welcome to wilisystem
From: wilisystem Moderator 

Selamat bergabung,
Topik utama milis ini adalah implementasi dari wilisystem.com Thin Client W2K
dengan memanfaatkan LTSP (http://www.ltsp.or.id) dan akses ke RDP produk Microsoft.
Silahkan kirimkan e-mail ke wilisystem@yahoogroups.com
utk memberikan komentar atau mengajukan pertanyaan.

Regards,

Moderator, wilisystem.com

Identitas Pelanggan

Kuesioner dibuat untuk mendapatkan identitas pelanggan. Berikut contoh yang saya potong dari form data anggota baru dari APICS-ID

Dengan hormat,

  Terima kasih atas keinginan Anda untuk bergabung dengan Milis APICS-ID@.
  Saat ini Anda adalah pending member karena belum mengisi data anggota di bawah.

  Data di bawah hanya untuk moderator.
  Mohon Anda mengisi data dibawah ini dan mengirimkannya ke moderator:
  	APICS-ID-owner@yahoogroups.com

  Mohon maaf. Jika Anda tidak segera mengisi daftar anggota,
  maka nama Anda akan kami hapus dari daftar pending member.
  Hal ini penting untuk mengurangi beban kerja moderator.

  Nama lengkap:
  Tanggal lahir:
  Alamat rumah:
  Telefon rumah:
  Nama perusahaan/alamat kantor:
  Pekerjaan:
  Telefon kantor:
  Fax kantor:
  Telefon selular:
  E-mail:
  Alamat web site:
  Nama/jurusan sekolah (jika belum lulus):
  Riwayat pendidikan/nama sekolah, jurusan, dan angkatan (S1, S2, S3):
  Sertifikasi (CPIM/CIRM/dll):
  Dari mana Anda mendengar APICS-ID@?
   Jika Anda mengetahui APICS-ID@ dari mailing list/yahoo groups,
   mohon disebutkan nama maling list/yahoo groups:


  Harapan terhadap APICS-ID@:
  Bila informasi di atas telah kami terima maka kami
  akan sesegera mungkin mengaktifkan keanggotaan Anda.
  Jika dalam waktu 1 x 24 jam setelah Anda mengirimkan data ini,
  Anda belum juga dimasukkan ke dalam APICS-ID@, mohon moderator diingatkan kembali.

  Terima kasih atas perhatian Anda.

  Hormat kami,

  Moderator Milis APICS-ID@:

  Ahmad Syamil, CPIM, CIRM
  Amin Sarjono
  Mohammad Syarwani
  Fajar Hidayat, CPIM
  Benedikt Hasoloan, CPIM

Selamat Jalan

Berilah keramahtamahan, walaupun anggota berniat untuk keluar dari milis. Barangkali suatu saat diperlukan

Anda sudah berhenti berlangganan dari milis mesin 93.
Terima kasih atas partisipasi anda selama ini di milis kita.
Mohon maaf kalau ada yang kurang berkenan.
Bila ada waktu luang dan umur yang panjang jangan segan-segan subscribe kembali.
kirim satu mail kosong ke: m93-subscribe@yahoogroups.com

Bila anda merasa mail m93 menyebalkan,
sebenarnya anda bisa juga langganan dengan membacanya melalui web,
jadi tidak perlu terima mail setiap hari.


Temanmu selalu,

Komunitas mesin '93 Universitas Indonesia.

Alternatif Tempat Berdiskusi

Biasanya saya hanyalah pengamat pasif di milis di bawah. Bila rekan-rekan ingin melihat lebih jauh sebaiknya subscribe saja ke milis yang bersangkutan.

:: at yahoogroups ::

Diskusi ilmu pengetahuan dan teknologi lepas dari label almamater:

Diskusi IT:

Bonus Diskusi:


Kembali ke atas