Kebijakan Privasi

Universitas Hasanuddin menghormati privasi Anda. Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang kami proses saat Anda memakai situs web dan aplikasi Universitas Hasanuddin, untuk apa data itu dipakai, bagaimana kami melindunginya, dan hak yang Anda miliki.

Terakhir diperbarui: 5 Oktober 2026. Kebijakan ini menggantikan versi 7 Desember 2024.

Ruang lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk:

  • situs web www.unhas.ac.id;
  • aplikasi seluler eOffice UNHAS, aplikasi persuratan dan disposisi elektronik Universitas Hasanuddin yang juga dapat diakses melalui e-office.unhas.ac.id;
  • aplikasi dan layanan digital lain yang dikelola Universitas Hasanuddin dan menautkan halaman ini.

Kebijakan ini tidak berlaku untuk situs atau layanan pihak lain yang ditautkan dari layanan kami.

Pengendali data dan kontak

Pengendali data pribadi adalah Universitas Hasanuddin, Jl. Perintis Kemerdekaan Km. 10, Tamalanrea, Makassar, Sulawesi Selatan 90245, Indonesia. Pengelolaan sistem informasi dan layanan digital dilaksanakan oleh Direktorat Sistem Informasi dan Transformasi Digital (DSITD).

Data yang kami proses

Situs web

  • Data teknis yang tercatat otomatis di log server: alamat IP, jenis peramban dan perangkat, waktu akses, halaman yang dibuka, serta kata kunci pencarian di situs.
  • Statistik kunjungan melalui Google Analytics 4 (lihat Cookie dan analitik).
  • Data yang Anda kirim sendiri, misalnya melalui formulir atau surel: nama, alamat surel, nomor telepon, dan isi pesan.

Aplikasi eOffice UNHAS

Aplikasi ini dipakai pimpinan dan pegawai Universitas Hasanuddin untuk mengelola surat masuk, disposisi, informasi, dan pembuatan surat keluar. Pengguna tidak mendaftar sendiri; akun dibuat oleh pengelola sistem untuk pengguna yang berwenang. Data yang diproses:

  • Data akun dan kedinasan: nama, nomor induk atau nama pengguna, unit kerja, jabatan, alamat surel, dan nomor telepon.
  • Isi persuratan: surat, disposisi, catatan, serta berkas dan dokumen lampiran yang dibuat atau diunggah pengguna.
  • Data penggunaan dan teknis: riwayat aktivitas di aplikasi (misalnya kapan surat dibuka, didisposisikan, atau disetujui), jenis perangkat, versi sistem operasi dan aplikasi, serta catatan galat untuk menjaga keandalan layanan.

Aplikasi hanya meminta izin perangkat yang diperlukan untuk fungsinya; daftar izinnya tercantum di halaman aplikasi di toko aplikasi. Anda dapat mencabut izin melalui pengaturan perangkat, tetapi sebagian fitur mungkin tidak berjalan. Aplikasi tidak menampilkan iklan.

Aplikasi dan layanan lain

Aplikasi dan layanan lain yang menautkan kebijakan ini hanya memproses data yang diperlukan untuk fungsinya, dengan prinsip yang sama. Bila sebuah aplikasi memerlukan jenis data di luar yang dijelaskan di atas, rinciannya dicantumkan di halaman ini.

Tujuan dan dasar pemrosesan

Kami memproses data pribadi untuk:

  • menyelenggarakan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan administrasi universitas, termasuk persuratan dinas;
  • mengautentikasi pengguna dan mengatur hak akses;
  • menjaga keamanan, keandalan, dan kinerja sistem;
  • menjawab pertanyaan dan permintaan;
  • menyusun statistik untuk memperbaiki layanan;
  • memenuhi kewajiban hukum, termasuk kearsipan.

Pemrosesan dilakukan berdasarkan dasar yang diakui Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, yaitu pelaksanaan tugas dalam rangka kepentingan umum, pelayanan publik, atau kewenangan Universitas Hasanuddin berdasarkan peraturan perundang-undangan; pemenuhan kewajiban hukum; pemenuhan kewajiban perjanjian, misalnya hubungan kepegawaian; kepentingan yang sah; atau persetujuan Anda.

Pembagian data

Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi. Data hanya dibagikan bila diperlukan:

  • kepada unit kerja di lingkungan Universitas Hasanuddin sesuai tugasnya, misalnya penerima surat dan disposisi di eOffice UNHAS;
  • kepada penyedia layanan yang memproses data atas nama kami dengan kewajiban kerahasiaan, yaitu PT Integra Teknologi Solusi sebagai pengembang dan pemelihara aplikasi eOffice UNHAS, serta Google sebagai penyedia layanan analitik situs web dan distribusi aplikasi;
  • kepada instansi pemerintah atau penegak hukum bila diwajibkan peraturan perundang-undangan.

Sebagian layanan pihak ketiga, seperti Google Analytics, dapat memproses data di luar wilayah Indonesia. Kami memakainya dengan memperhatikan ketentuan transfer data pribadi dalam Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi.

Penyimpanan dan retensi

Data disimpan di server yang dikelola atau dikontrak Universitas Hasanuddin, selama diperlukan untuk tujuannya atau selama diwajibkan peraturan:

  • log server situs web disimpan dalam jangka terbatas untuk keamanan dan pemecahan masalah;
  • statistik Google Analytics disimpan sesuai pengaturan retensi Google Analytics;
  • surat, disposisi, dan dokumen di eOffice UNHAS adalah arsip dinas dan disimpan sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta jadwal retensi arsip Universitas Hasanuddin;
  • akun eOffice UNHAS dinonaktifkan ketika pengguna tidak lagi berwenang, sedangkan data yang melekat pada arsip dinas disimpan selama arsip tersebut wajib disimpan.

Setelah masa retensinya berakhir, data dimusnahkan atau dianonimkan.

Keamanan

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data dari akses, pengubahan, pengungkapan, atau penghapusan yang tidak sah, antara lain pembatasan hak akses berdasarkan peran, koneksi terenkripsi (HTTPS) pada layanan web, pencadangan, dan pemantauan sistem.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada subjek data dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 × 24 jam, sesuai Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi.

Hak Anda

Sesuai Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak:

  • memperoleh informasi tentang pemrosesan data pribadi Anda;
  • melengkapi, memperbarui, dan memperbaiki data yang tidak akurat;
  • mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
  • mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi Anda;
  • menarik kembali persetujuan yang pernah Anda berikan;
  • mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis;
  • menunda atau membatasi pemrosesan;
  • mendapatkan dan menggunakan data pribadi Anda dalam format yang lazim dipakai atau dapat dibaca sistem elektronik;
  • menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda.

Sebagian hak dapat dibatasi bila data diperlukan untuk kewajiban hukum, kearsipan, atau tugas kedinasan, sebagaimana diatur peraturan perundang-undangan. Ajukan permintaan melalui dsitd@unhas.ac.id dengan menyebut nama Anda, layanan yang dimaksud, dan permintaan Anda. Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum menindaklanjutinya.

Penghapusan akun dan data

Akun eOffice UNHAS dan aplikasi kedinasan lain dibuat serta dinonaktifkan oleh pengelola sistem. Untuk meminta penonaktifan akun atau penghapusan data pribadi Anda:

  1. kirim surel ke dsitd@unhas.ac.id, sebaiknya dari alamat surel kedinasan Anda, dengan subjek “Permintaan penghapusan data – [nama aplikasi]”;
  2. sebutkan nama, nomor induk atau nama pengguna, dan data yang ingin dihapus;
  3. kami menindaklanjuti setelah identitas Anda terverifikasi dan memberitahukan hasilnya kepada Anda.

Data akun dan data pribadi yang tidak wajib disimpan akan dihapus. Surat dan dokumen yang telah menjadi arsip dinas tetap disimpan sesuai ketentuan kearsipan.

Situs web memakai Google Analytics 4 untuk mengukur kunjungan secara agregat, misalnya halaman yang paling banyak dibuka. Google Analytics memasang cookie di peramban Anda; kami tidak memakainya untuk iklan. Situs juga dapat memakai cookie fungsional, misalnya untuk mengingat pilihan bahasa. Konten sematan pihak lain, seperti video YouTube, dapat memasang cookie sesuai kebijakan pihak tersebut.

Anda dapat menolak atau menghapus cookie melalui pengaturan peramban, atau memasang Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

Anak

Layanan kami ditujukan bagi sivitas akademika, tenaga kependidikan, mitra, dan masyarakat, dan tidak dirancang khusus untuk anak. Bila data anak perlu diproses, kami melakukannya dengan persetujuan orang tua atau wali sesuai Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi.

Tautan lain dan perubahan kebijakan

Layanan kami dapat memuat tautan ke situs pihak lain yang memiliki kebijakan privasinya sendiri. Kami dapat memperbarui kebijakan ini mengikuti perubahan layanan atau peraturan; tanggal pembaruan terakhir tercantum di bagian atas halaman, dan perubahan penting akan diumumkan melalui situs web atau aplikasi terkait.